Viikkotunti-moduuli
[object Object]
Viikkotunti-moduuli on Hobin moduuli viikkotoiminnan hallintaan. Se sopii seurojen ylläpitäjille ja ohjaajille — tämä sivu kuvaa käytännön toimintaa, ei teknistä API-dokumentaatiota.
Jäsenille moduuli näkyy nimellä Tunnit ja kurssit. Tekninen tunniste järjestelmässä on edelleen danceclub (URL-polut, API, oikeudet).
Moduuli käyttää yleensä jäsenrekisteri- ja maksu-moduuleja. Jäsenet, perhejäsenet ja saldo perustuvat niihin.
Johdanto
Moduuli kattaa:
- Kaudet — toiminta jakautuu kausiin (esim. syksy, kevät).
- Tunnit (aktiviteetit) — toistuvat tai kertaluontoiset ryhmät, joille luodaan tapahtumia.
- Kurssit — koko kauden tai jakson kattava ilmoittautuminen yhdelle tunnille (aktiviteetille).
- Ilmoittautuminen — jäsenet ilmoittautuvat tapahtumiin tai kursseille verkossa; ohjaajat voivat ilmoittaa puolesta.
- Maksut ja saldo — kertatunnin hinnat, kausikortit, alennukset; maksut maksu-moduulin kautta.
- Jonotus — täynnä oleville tunneille ja kursseille automaattinen jono.
- Raportit — Excel-viennit kausittain.
Moduuli sopii sekä avoimiin ryhmätunneille että yksäreihin (yksityistunneille).
Sanasto
| Käsite | Selitys |
|---|---|
| Kausi | Ajanjakso, johon tunnit ja tapahtumat sidotaan. Pääkäyttäjän näkymässä data suodattuu valitun kauden mukaan. Kausi valitaan oikean yläkulman valikosta. |
| Tunti (aktiviteetti) | Viikoittainen tai kertaluontoinen toiminta (esim. alkeisfoxtrot tiistaisin). Tunnille määritellään oletushinta, ohjaaja, paikka, osallistujaraja ja muut asetukset. Tunnin alle luodaan tapahtumia — yksittäisiä tuntikertoja kalenteriin. |
| Tapahtuma | Yksittäinen tuntikerta tietyllä päivämäärällä ja kellonajalla. Tapahtuma voi poiketa tunnin oletuksista (hinta, ohjaaja, paikka, osallistujaraja). |
| Kurssi | Tunti, johon jäsen ilmoittautuu kerralla koko kauden tai jakson ajaksi. Kurssi-ilmoittautuminen ei automaattisesti lisää osallistujaa jokaiseen tapahtumaan — jäsen vahvistaa osallistumisensa tapahtumakohtaisesti (ks. alla). |
| Ilmoittautumistapa | Määrittää, miten tuntiin voi ilmoittautua: Kertakäynti (drop-in per tapahtuma), Kurssi (vain kurssi-ilmoittautuminen) tai Molemmat (kurssi ja kertailmoittautuminen). |
| Kertatunnin hinta | Hinta yhdestä tapahtumaan osallistumisesta. Määritellään tunnilla; tapahtumakohtainen poikkeus mahdollinen. |
| Kausikortti | Ennakkomaksutuote, jolla kuitataan osallistumiset valittuihin tunteihin. Kortille valitaan hinta, kattavat tunnit ja valinnainen kuvaus. Ostamisen jälkeen kortti kuittaa automaattisesti osallistumiset (paitsi kertakortilla, jolla on käyttökertojen raja). |
| Kertakortti | Kausikortin muoto, jolla on rajattu käyttökertojen määrä (esim. 10 kertaa). Käytetyt kerrat vähenevät; loppuneen kortin jälkeen osallistumiset maksetaan normaalisti. |
| Pakotettu kausikortti | Kausikortti, joka ostetaan automaattisesti tietyn ehdon täytyttyä. Kertakäynnissä: asetus Pakota kortti (N käynnin jälkeen). Kurssissa: asetus Ilmaiset käynnit — jos tyhjä, maksu vaaditaan kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä; arvo 0 tarkoittaa, että suositeltu kortti ostetaan heti kurssille vahvistuessa. |
| Yksäri (yksityistunti) | Tunti, joka ei näy julkisessa ilmoittautumislistassa. Ilmoittautuminen vaatii erillisen oikeuden ja/tai tunnussanan (passcode), jonka osallistuja saa ensimmäisen ilmoittautumisen yhteydessä. |
| Paikka (sijainti) | Tapahtumapaikka tai sali. Oletusarvo tunnilla; tapahtumakohtainen poikkeus mahdollinen. |
| Saldo | Jäsenen viikkotuntien maksutilanne: negatiivinen = maksettavaa, positiivinen = ylijäämää (esim. liikaa maksettu). Erotetaan jäsenmaksujen saldosta. |
| Jono | Kun tapahtuma tai kurssi on täynnä, uusi ilmoittautuja menee jonoon. Jonossa olevilta ei peritä maksua ennen vahvistusta. Ylläpitäjä voi vahvistaa jonottajan osallistujaksi. |
Jäsenen näkymä
Kirjautuneelle jäsenelle osoitteessa /dc (Tunnit ja kurssit):
- Ilmoittautuminen — tänään ja lähitulevaisuudessa olevat tunnit; ilmoittaudu tai peru (ei menneisiin).
- Kurssit — kurssit, joihin voi ilmoittautua koko kauden ajaksi; kurssisivulla tapahtumakohtainen osallistumisvahvistus.
- Saldo — maksettava summa ja maksu Hobin maksujärjestelmällä.
- Osallistumiset — omat ilmoittautumiset valitulla kaudella.
- Kauppa — kausikorttien osto; kortin palautus mahdollinen (poikkeuksin, ks. Kausikortit).
- Perhejäsenet — pääjäsen voi ilmoittaa ja ostaa kortteja alaikäisille ja perheenjäsenille.
Ilmoittautuminen avautuu oletuksena edellisenä päivänä klo 06:00 tapahtumaa edeltävänä päivänä. Tunnilla voi määrittää erillisen Ilmoittautuminen N tuntia ennen -rajan.
Peruutus poistaa osallistumisen ja palauttaa maksun saldoon (ei menneisiin tapahtumiin).
Kurssit ja kurssi-ilmoittautuminen
Kurssi on tunti, jonka ilmoittautumistapa on Kurssi tai Molemmat.
Kurssi-ilmoittautuminen
- Jäsen ilmoittautuu kurssille kerralla (Ilmoittaudu kurssille).
- Kurssi-ilmoittautuminen ei luo automaattisesti osallistumisia jokaiseen tulevaan tapahtumaan.
- Kurssille ilmoittautunut jäsen vahvistaa osallistumisensa tapahtumakohtaisesti (Osallistun / En osallistu). Vahvistamaton tila tarkoittaa, ettei osallistumista ole vielä päätetty.
- Kurssijäsen voi vahvistaa osallistumisen myös silloin, kun tavallinen ilmoittautumisaika ei ole vielä auennut.
- Kurssi-tilassa kertailmoittautuminen ilman kurssi-ilmoittautumista ei ole mahdollista.
- Molemmat-tilassa jäsen voi joko ilmoittautua kurssille tai ilmoittautua yksittäisiin tapahtumiin kertakäyntinä.
Kurssin maksu
- Kurssin luonnissa voidaan määrittää Kurssin hinta, jolloin järjestelmä luo automaattisesti kurssikortin ja asettaa sen suositelluksi kortiksi.
- Maksullisella kurssilla suositeltu kortti ostetaan automaattisesti, kun kurssi-ilmoittautuminen vahvistuu (ei jonossa ollessa), ellei jäsenellä jo ole kattavaa korttia.
- Ilmaiset käynnit -asetuksella voi sallia N kertakäyntiä ennen maksun vaatimista (sama logiikka kuin pakotettu kortti kertakäynnissä).
Kurssilta poistuminen
- Jäsen voi poistua kurssilta (Poistu kurssilta), jos hän ei ole osallistunut aiempaan tapahtumaan kurssilla.
- Poistuminen poistaa tulevat tapahtumaosallistumiset ja palauttaa kurssin yksin kattavan kortin, jos sellainen on ostettu.
- Jonossa oleva kurssi-ilmoittautuminen voidaan perua ilman maksua.
Kurssin jono
- Kurssille voidaan asettaa osallistujaraja. Täynnä olevalle kurssille uusi ilmoittautuja menee jonoon ilman veloitusta.
- Ylläpitäjä tai ohjaaja vahvistaa jonottajan kurssille; vasta vahvistuksen jälkeen maksu ja kortin osto tapahtuvat.
Ylläpidon näkymä
Navigaatio
- Kalenteri — kaikki tapahtumat kaudella.
- Tunnit ja kurssit — jäsenen näkymän linkki hallintapaneelissa.
- Kaudet — kausien luonti ja muokkaus (vaatii oikeuden).
- Tunnit — aktiviteettien hallinta, tapahtumien luonti (useita päiviä kerralla).
- Kausikortit — korttien määrittely (vaatii oikeuden).
Tapahtuman hallinta
Tapahtumakohtaisesti:
- osallistujalista (mukaan lukien jono)
- osallistujan lisäys ja poisto
- maksun vahvistus (käteinen, ilmainen, muut maksutavat)
- ajan, hinnan, rajan, ohjaajan ja paikan muokkaus
- SMS tai sähköposti kaikille osallistujille
Kurssin hallinta
- kurssi-ilmoittautumisten lista ja jonon vahvistus
- kurssi-ilmoittautumisen peruutus jäseneltä
- kurssisivulla tulevat tapahtumat ja osallistumisvahvistukset
Tunnin asetukset
| Asetus | Kuvaus |
|---|---|
| Ilmoittautumistapa | Kertakäynti, Kurssi tai Molemmat |
| Kertahinta | Oletushinta tapahtumille (kertakäynti / molemmat) |
| Kurssin hinta | Kurssikortin hinta; luo kortin ja asettaa sen suositelluksi (kurssi) |
| Ilmaiset käynnit | Käynnit ennen kurssin maksun vaatimista; tyhjä = maksu kurssi-ilmoittautumisessa |
| Maksun jako | Kustannus jaetaan tasan osallistujien kesken (esim. yksäri) |
| Osallistujaraja | Oletusmaksimi tapahtumille |
| Yksäri | Piilotettu julkisesta ilmoittautumisesta |
| Ilmoittautumisaika | Tuntia ennen tapahtumaa tai oletus (edellinen päivä 06:00) |
| Suositeltu kortti | Ohjaa jäsentä ostamaan oikea kausikortti |
| Pakota kortti | Automaattinen kausikortin osto N kertakäynnin jälkeen |
| Ohjaaja | Oletusohjaaja tapahtumille |
| Paikka | Oletuspaikka tapahtumille |
| Tapahtuman kentät | Lisäkentät ilmoittautumiseen (esim. roolit: leader/follower) |
| Tyyppi | Sisäinen ryhmittelyavain (esim. uutiskirjeen suodatus), ei näy ilmoittautujille |
Tapahtumakohtaiset poikkeukset: hinta, ohjaaja, paikka, osallistujaraja.
Hinnoittelu ja maksut
Kertamaksu
Ilmoittautuminen luo veloituksen jäsenen saldoon. Maksu suoritetaan Hobin kautta (viite, verkkomaksu).
Kurssimaksu
Maksullisella kurssilla suositeltu kausikortti veloitetaan automaattisesti kurssi-ilmoittautumisen vahvistuessa. Jonossa olevaa jäsentä ei veloiteta ennen vahvistusta.
Alennukset
- Päiväalennus (tuntiryhmäalennus): Usean saman päivän tunnin ilmoittautuminen — ensimmäinen täyteen hintaan, toinen alennettu, kolmas edelleen alennettu (asetetaan tuntiryhmälle).
- Jäsenkohtainen alennus: Prosentti- tai euromääräinen alennus tietyille tunneille tai kausikorteille (esim. opiskelija, eläkeläinen).
- Perhealennus kausikorteissa: Useamman perheenjäsenen korttiostot — hinta laskee per ostettu kortti samassa perheessä.
Alennukset lasketaan automaattisesti; peruutus päivittää hinnat.
Ohjaajan maksukäsittely
Ohjaaja voi tapahtumassa:
- merkitä osallistumisen ilmaiseksi
- kirjata käteismaksun tai muun maksutavan (esim. Edenred)
Maksun jako (yksärit)
Kun Maksun jako on päällä, kertatunnin hinta jaetaan tasan kaikille osallistujille. Uusi osallistuja päivittää kaikkien veloituksen.
Kausikortit
- Kortti sidotaan yhteen kauteen; kattaa valitut tunnit samalta kaudelta.
- Rajaton kausikortti: ostamisen jälkeen aiemmat ja tulevat osallistumiset kyseisillä tunneilla nollataan automaattisesti.
- Kertakortti: vain N ensimmäistä osallistumista; loput maksetaan erikseen.
- Jäsen voi palauttaa ostamattoman tai käyttämättömän kortin; saldo korjautuu.
- Pakotetun kurssin kattavaa korttia ei voi palauttaa, jos jäsen on edelleen ilmoittautuneena kurssille, joka vaatii kortin kattavuuden. Jos useampi kortti kattaa kurssin, kurssikortin voi palauttaa, kun toinen kortti kattaa edelleen kurssin.
- Pääjäsen voi ostaa kortin perheenjäsenelle; alaikäinen ei voi ostaa pääjäsenen puolesta.
- Ylläpitäjä voi lisätä kortin jäsenelle manuaalisesti.
Jonotus
Tapahtuman jono
Kun tapahtuman osallistujamäärä täyttyy:
- Uusi ilmoittautuja → jono (ei veloitusta).
- Peruutus tai rajan nostaminen → seuraava jonossa vahvistuu automaattisesti.
- Ylläpitäjä voi vahvistaa jonottajan manuaalisesti (myös ylitäyttö).
Kurssin jono
Kun kurssin osallistujaraja täyttyy:
- Uusi kurssi-ilmoittautuja → jono (ei veloitusta eikä kortin ostoa).
- Ylläpitäjä tai ohjaaja vahvistaa jonottajan kurssille.
Osallistujaraja voidaan asettaa tunnille (oletus) tai tapahtumalle (poikkeus). Menneiden tapahtumien rajat lukittuvat, kun tunnin oletusrajaa muutetaan.
Raportit
Excel-viennit kausittain:
| Raportti | Sisältö |
|---|---|
| Jäsenlista | Nimi, sähköposti, puhelin — kauden osallistujat |
| Negatiivinen saldo | Jäsenet, joilla maksettavaa |
| Osallistumiset yhteensä | Osallistumismäärä per kausi (useita kausia kerralla) |
| Osallistumiset per tunti | Sarake per tunti valitulla kaudella |
| Ostot | Ostot per tunti/kortti yhdellä kaudella |
| Kausikorttiostot | Erillinen raportti korttiostoista |
Julkinen kalenteri
Ilman kirjautumista:
- Julkinen kalenteri — tulevat tapahtumat (ei yksärejä).
- iCalendar-syöte — tilaa kalenteri omaan sovellukseen; suodatus paikan mukaan mahdollinen.
- Tänään tapahtuu — etusivulla kortit päivän tunneista (kirjautuneille ilmoittautuminen).
Yksärit näkyvät vain oikeutetuille käyttäjille.
Käyttöoikeudet
| Rooli | Oikeudet |
|---|---|
| Pääkäyttäjä (viikkotunti) | Täysi hallinta: kaudet, tunnit, tapahtumat, kortit, jäsenet, maksut, osallistumiset ja kurssi-ilmoittautumiset |
| Tuntiohjaaja (viikkotunti) | Tapahtumien katselu, jäsenten ilmoittaminen, osallistumisten ja kurssi-ilmoittautumisten hallinta |
| Yksäri- ja yksityistuntien ylläpitäjä | Yksäreihin ilmoittautuminen ja niiden hallinta |
Lisäoikeus enroll_private_activities — yksäreihin ilmoittautuminen tunnussanalla.
Integraatiot
Jäsenyysmoduuli (membership)
- Jäsenet ja perhejäsenet (pää-/alaikäinen).
- Automaatio: esim. tietyn kausikortin osto → jäsenhakemus tai jäsenluokka automaattisesti.
Maksutmoduuli (payments)
- Kaikki veloitukset ja maksut transaktioina.
- Viikkotunnin viitenumerolla maksetaan vain viikkotuntien saldo.
Ilmoitukset (notification)
- Jäsen voi tilata sähköposti- tai push-ilmoitukset kauden uutiskirjeistä.
- Ilmoitusten suodatus aktiviteettityypin mukaan on mahdollista, jos seura käyttää tyyppikenttää tuntien ryhmittelyyn.