Jäsenrekisteri
Jäsenrekisteri on Hobin moduuli yhdistysten jäsenyyden hallintaan. Se sopii seuroille, kerhoille ja muille pienille yhdistyksille, joilla on kausittainen jäsenyys, eri jäsenluokkia ja jäsenmaksuja.
Moduuli kattaa koko jäsenyyden elinkaaren: liittyminen, hakemus ja hyväksyntä, maksujen seuranta, digitaalinen jäsenkortti, peruminen ja kauden vaihto. Automaatio vähentää manuaalista työtä — esimerkiksi edellisen kauden jäsenyydet voidaan siirtää uuteen kauteen automaattisesti.
Jäsenrekisteri toimii yhdessä Hobin maksujärjestelmän kanssa. Jäsenmaksut, liittymismaksut ja viitenumerot hoituvat samassa saldossa kuin muut maksut. Hinnoittelu noudattaa Hobin yleistä hinnastoa — jäsenrekisteri on osa Hob-ekosysteemiä, eikä sitä osteta erillisenä palveluna.
Kenelle sopii?
- Yhdistykset, joilla on kausittainen jäsenyys (esim. kalenterivuosi tai kausi)
- Seurat eri jäsenluokilla — aikuinen, lapsi, opiskelija ja muut
- Kerhot, joilla on jäsenmaksu ja hakemusprosessi ennen varsinaista jäsenyyttä
Miten se toimii?
Ennen kuin syvennymme ominaisuuksiin, kannattaa tuntea muutama keskeinen käsite:
| Käsite | Selitys |
|---|---|
| Jäsen | Rekisteriin merkitty henkilö (nimi, sähköposti, puhelin). Liittyy Hob-tiliin. Jäsen voi hallita myös alijäseniä, esimerkiksi lapsia. |
| Jäsenkausi | Aikajakso, jolle jäsenyys myönnetään (esim. 1.1.–31.12.). Kaudelle määritellään ilmoittautumislomake. |
| Jäsenluokka | Jäsenyyden tyyppi kauden sisällä (esim. aikuinen, lapsi, opiskelija). Luokalla on hinta, kuvaus, eräpäivä ja säännöt. |
| Jäsenyys | Jäsenen jäsenyys tietyssä luokassa tietyllä kaudella. Käy läpi tiloja: odottaa → hyväksytty → peruttu tai päättynyt. |
| Varsinainen jäsen | Jäsen, jolla on hyväksytty jäsenyys. Tällä voidaan rajata esimerkiksi uutiskirjeet ja muut edut. |
| Saldo | Jäsenen maksutilanne. Hyväksytyn jäsenyyden yhteydessä syntyy veloitus; maksu nollaa saldon. |
Jäsenen näkymä
Liittyminen ja hakemus
Henkilö voi liittyä jäsenrekisteriin sähköpostilla tai puhelinnumerolla. Jos Hob-tili on jo olemassa samalla sähköpostilla, järjestelmä ohjaa kirjautumaan sen sijaan, että luodaan duplikaatti.
Jäsenyys haetaan valitsemalla jäsenkausi ja jäsenluokka sekä täyttämällä kauden ilmoittautumislomake. Lomake on muokattavissa kausittain — esimerkiksi postinumero, ikä tai kaupunki voidaan kysyä vain tietyllä kaudella. Hakemus jää odottamaan, kunnes ylläpitäjä tai automatiikka hyväksyy sen.
Oman jäsenyyden seuranta
Omalla sivulla (Jäsenrekisteri-kortti) jäsen näkee:
- aktiiviset jäsenyydet kausittain
- jäsenyyden tilan (odottaa, hyväksytty, odottaa perumista jne.)
- avoimen maksun ja mahdollisuuden maksaa
- digitaalisen jäsenkortin (nimi, luokka, voimassaoloaika kauden loppuun asti)
Alijäsenet
Jäsen voi lisätä alijäseniä, esimerkiksi lapsia, ja hallita heidän tietojaan. Alijäsenille voi hakea jäsenyyttä samalla tavalla kuin itselleen.
Jäsenyyden peruminen
Jäsen voi pyytää jäsenyyden perumista. Peruminen voi vaatia ylläpitäjän vahvistuksen — riippuu jäsenluokan säännöistä.
Jos jäsenmaksu on jo maksettu, peruminen ei poista välittömästi varsinaisen jäsenen statusta. Jäsenyys merkitään perutuksi kauden loppuun asti.
Ilmoitukset
Jäsen voi tilata sähköposti-ilmoitukset uusista uutiskirjeistä kauden osalta. Uusi jäsen voi saada automaattisen uutiskirjetilauksen ensimmäisen hyväksynnän yhteydessä — sääntö on konfiguroitavissa.
Ylläpitäjän näkymä
Hallintapaneelin yhteenveto
Jäsenrekisterin etusivulla näkyy valitulle kaudelle:
- jäsenmäärä
- avoimien maksujen lukumäärä
- odottavat jäsenyyshakemukset (suora linkki hyväksyntään)
Jäsenten hallinta
- jäsenten luonti, muokkaus ja poisto
- jäsentietojen tarkastelu (nimi, yhteystiedot, saldo, viitenumero)
- merkinnät: Varsinainen jäsen, Maksanut jäsenmaksun
- käteismaksujen kirjaaminen jäsenelle
Jäsenkausien hallinta
- kausien luonti (nimi, alkupäivä, loppupäivä)
- kauden kopiointi edelliseltä kaudelta (luokat ja hinnat mukana)
- ilmoittautumislomakkeen muokkaus kausittain lomakerakentajalla
Jäsenluokkien hallinta
Jokaiselle luokalle määritellään:
- nimi ja kuvaus (monikielinen)
- hinta — kausittainen jäsenmaksu
- liittymismaksu — kertaluonteinen maksu, kun henkilö hyväksytään jäseneksi ensimmäistä kertaa
- eräpäivä (KK-PV) — toistuva muistutuspäivä jäsenmaksulle
- automaatiosäännöt (ks. alla)
Jäsenyyksien hallinta
- kaikki jäsenyydet kausittain listattuna
- hyväksyntä, hylkäys ja perumisen vahvistus
- jäsenyyden elinkaaren tarkastelu (historia: hakemus, hyväksyntä, peruminen jne.)
- jäsentietojen päivitys jäsenyyden yhteydessä
Tuonti CSV:stä
- Jäsenten tuonti — massatuonti nimillä, sähköpostilla ja puhelinnumerolla
- Jäsenyyksien tuonti — tuo jäsenyydet suoraan hyväksyttyinä tai odottavina
- duplikaattien tunnistus ja olemassa olevien tietojen päivitys
Automaatio
Jäsenluokkiin voi liittää valmiita sääntöjä. Ne erottavat Hobin manuaalisista jäsenrekistereistä ja vähentävät toistuvaa työtä merkittävästi.
Valmiit sääntötyypit
| Sääntö | Mitä tekee |
|---|---|
| Manuaalinen hyväksyntä | Hakemus vaatii yhden tai useamman nimetyt hyväksyjän hyväksynnän ennen varsinaista jäsenyyttä. |
| Automaattinen hyväksyntä | Hakemus hyväksytään heti (oletus: yksi hyväksyntä). |
| Manuaalinen perumisen vahvistus | Peruminen vaatii yhden tai useamman hyväksyjän vahvistuksen. |
| Automaattinen peruminen | Peruminen vahvistuu heti pyynnöstä. |
| Automaattinen uutiskirje | Ensimmäisen kerran hyväksytty jäsen tilaa automaattisesti kauden uutiskirjeen. |
| Jäsenmaksun muistutus | X päivää eräpäivän jälkeen lähetetään muistutusviesti vain jäsenille, joilla on avoin maksu. |
Edistyneet automaatiosäännöt
Järjestelmä tukee myös mukautettuja sääntöjä tapahtumien perusteella:
- Kauden alku — edellisen kauden hyväksytyt jäsenyydet voidaan periyttää uuteen kauteen automaattisesti (tiedot mukana).
- Hakemus — ehtoihin perustuva automaattinen hyväksyntä (esim. kaupunki = Orimattila).
- Eräpäivä — muistutusviestit, tiukempi muistutus viikon kuluttua tai automaattinen perumispyyntö maksamattomille.
- Integraatiot muihin moduuleihin — esimerkiksi tanssiklubin kausikortin osto tai joukkueurheilun joukkueeseen liittyminen voi automaattisesti hakea jäsenyyttä.
Maksut
Hyväksytyn jäsenyyden yhteydessä syntyy automaattisesti veloitus jäsenmaksusta. Ensimmäisen kerran hyväksytty jäsen saa erikseen liittymismaksun, jos se on määritelty.
Jäsenellä ja jäsenyydellä on oma viitenumero maksuja varten. Jäsen voi maksaa verkossa; ylläpitäjä voi kirjata käteismaksuja.
Hylätty tai peruttu maksamaton jäsenyys poistaa veloituksen automaattisesti. Maksettu jäsenyys säilyttää varsinaisen jäsenen statuksen perumisen yhteydessä kauden loppuun asti.
Tietosuoja
Ilmoittautumislomakkeen kentät voidaan merkitä arkaluonteisiksi. Arkaluonteiset tiedot poistetaan automaattisesti kaksi päivää jäsenkauden päättymisen jälkeen. Muut tiedot, kuten nimi, säilyvät historian osana.
Käyttöoikeudet
Moduuli tarjoaa kolme valmista roolia:
| Rooli | Oikeudet |
|---|---|
| Jäsenrekisterin ylläpitäjä | Täysi hallinta: jäsenet, jäsenyydet, kaudet, luokat, maksut, uutiskirjeet |
| Jäsenrekisterin katselija | Vain katselu |
| Jäsenrekisterin hyväksyjä | Katselu ja odottavien hakemusten hyväksyntä |
Ylläpitäjät saavat myös ilmoituksia uusista hakemuksista ja hyväksytyistä jäsenyyksistä sähköpostitse — asetus on konfiguroitavissa.
Yhdessä muiden moduulien kanssa
Jäsenrekisteri toimii yhdessä muiden Hob-moduulien kanssa:
- Maksut — saldot, viitenumerot ja verkkomaksut samassa järjestelmässä
- Viestintä ja uutiskirjeet — kausittaiset uutiskirjeet hyväksytyille jäsenille
- Ilmoitukset — sähköposti-ilmoitukset hakemuksista ja uutiskirjeistä
- Tanssiklubi — kausikortin osto voi automaattisesti hakea jäsenyyttä
- Joukkueurheilu — joukkueeseen liittyminen voi automaattisesti hakea jäsenyyttä