Tanssiklubi-moduuli
[object Object]
Tanssiklubi-moduuli on Hobin moduuli tanssiseurojen viikkotoiminnan hallintaan. Se sopii tanssiseurojen ylläpitäjille ja ohjaajille — tämä sivu kuvaa käytännön toimintaa, ei teknistä API-dokumentaatiota.
Moduuli käyttää yleensä jäsenrekisteri- ja maksu-moduuleja. Jäsenet, perhejäsenet ja saldo perustuvat niihin.
Johdanto
Moduuli kattaa:
- Kaudet — toiminta jakautuu kausiin (esim. syksy, kevät).
- Tunnit (aktiviteetit) — toistuvat tai kertaluontoiset ryhmät, joille luodaan tapahtumia.
- Ilmoittautuminen — jäsenet ilmoittautuvat tapahtumiin verkossa; ohjaajat voivat ilmoittaa puolesta.
- Maksut ja saldo — kertatunnin hinnat, kausikortit, alennukset; maksut maksu-moduulin kautta.
- Jonotus — täynnä oleville tunneille automaattinen jono.
- Raportit — Excel-viennit kausittain.
Moduuli sopii sekä avoimiin ryhmätunneille että yksäreihin (yksityistunneille).
Sanasto
| Käsite | Selitys |
|---|---|
| Kausi | Ajanjakso, johon tunnit ja tapahtumat sidotaan. Pääkäyttäjän näkymässä data suodattuu valitun kauden mukaan. Kausi valitaan oikean yläkulman valikosta. |
| Tunti (aktiviteetti) | Viikoittainen tai kertaluontoinen tanssitoiminta (esim. alkeisfoxtrot tiistaisin). Tunnille määritellään oletushinta, ohjaaja, paikka, osallistujaraja ja muut asetukset. Tunnin alle luodaan tapahtumia — yksittäisiä tuntikertoja kalenteriin. |
| Tapahtuma | Yksittäinen tuntikerta tietyllä päivämäärällä ja kellonajalla. Tapahtuma voi poiketa tunnin oletuksista (hinta, ohjaaja, paikka, osallistujaraja). |
| Kertatunnin hinta | Hinta yhdestä tapahtumaan osallistumisesta. Määritellään tunnilla; tapahtumakohtainen poikkeus mahdollinen. |
| Kausikortti | Ennakkomaksutuote, jolla kuitataan osallistumiset valittuihin tunteihin. Kortille valitaan hinta, kattavat tunnit ja valinnainen kuvaus. Ostamisen jälkeen kortti kuittaa automaattisesti osallistumiset (paitsi kertakortilla, jolla on käyttökertojen raja). |
| Kertakortti | Kausikortin muoto, jolla on rajattu käyttökertojen määrä (esim. 10 kertaa). Käytetyt kerrat vähenevät; loppuneen kortin jälkeen osallistumiset maksetaan normaalisti. |
| Pakotettu kausikortti | Kausikortti, joka ostetaan automaattisesti tietyn osallistumismäärän jälkeen. Hyödyllinen kurssiluontoisissa tunneissa, joihin voi tutustua muutamalla kerralla ennen kausikortin ostoa. Aktivoidaan tunnin asetuksilla Suositeltu kortti + Pakota kortti (N käynnin jälkeen). Ota yhteyttä support@hob.fi, jos haluat ottaa käyttöön. |
| Yksäri (yksityistunti) | Tunti, joka ei näy julkisessa ilmoittautumislistassa. Ilmoittautuminen vaatii erillisen oikeuden ja/tai tunnussanan (passcode), jonka osallistuja saa ensimmäisen ilmoittautumisen yhteydessä. |
| Saldo | Jäsenen tanssiklubin maksutilanne: negatiivinen = maksettavaa, positiivinen = ylijäämää (esim. liikaa maksettu). Erotetaan jäsenmaksujen saldosta. |
| Jono | Kun tapahtuma on täynnä, uusi ilmoittautuja menee jonoon. Jonossa olevilta ei peritä maksua ennen vahvistusta. Ylläpitäjä voi vahvistaa jonottajan osallistujaksi. |
Jäsenen näkymä
Kirjautuneelle jäsenelle osoitteessa /danceclub:
- Ilmoittautuminen — tänään ja lähitulevaisuudessa olevat tunnit; ilmoittaudu tai peru (ei menneisiin).
- Saldo — maksettava summa ja maksu Hobin maksujärjestelmällä.
- Osallistumiset — omat ilmoittautumiset valitulla kaudella.
- Kauppa — kausikorttien osto; kortin palautus mahdollinen.
- Perhejäsenet — pääjäsen voi ilmoittaa ja ostaa kortteja alaikäisille ja perheenjäsenille.
Ilmoittautuminen avautuu oletuksena edellisenä päivänä klo 06:00 tapahtumaa edeltävänä päivänä. Tunnilla voi määrittää erillisen Ilmoittautuminen N tuntia ennen -rajan.
Peruutus poistaa osallistumisen ja palauttaa maksun saldoon (ei menneisiin tapahtumiin).
Ylläpidon näkymä
Navigaatio
- Kalenteri — kaikki tapahtumat kaudella.
- Kaudet — kausien luonti ja muokkaus (vaatii oikeuden).
- Tunnit — aktiviteettien hallinta, tapahtumien luonti (useita päiviä kerralla).
- Kausikortit — korttien määrittely (vaatii oikeuden).
Tapahtuman hallinta
Tapahtumakohtaisesti:
- osallistujalista (mukaan lukien jono)
- osallistujan lisäys ja poisto
- maksun vahvistus (käteinen, ilmainen, muut maksutavat)
- ajan, hinnan, rajan, ohjaajan ja paikan muokkaus
- SMS tai sähköposti kaikille osallistujille
Tunnin asetukset
| Asetus | Kuvaus |
|---|---|
| Kertahinta | Oletushinta tapahtumille |
| Maksun jako | Kustannus jaetaan tasan osallistujien kesken (esim. yksäri) |
| Osallistujaraja | Oletusmaksimi tapahtumille |
| Yksäri | Piilotettu julkisesta ilmoittautumisesta |
| Ilmoittautumisaika | Tuntia ennen tapahtumaa tai oletus (edellinen päivä 06:00) |
| Suositeltu kortti | Ohjaa jäsentä ostamaan oikea kausikortti |
| Pakota kortti | Automaattinen kausikortin osto N osallistumisen jälkeen |
| Tapahtuman kentät | Lisäkentät ilmoittautumiseen (esim. roolit: leader/follower) |
Tapahtumakohtaiset poikkeukset: hinta, ohjaaja, paikka, osallistujaraja.
Hinnoittelu ja maksut
Kertamaksu
Ilmoittautuminen luo veloituksen jäsenen saldoon. Maksu suoritetaan Hobin kautta (viite, verkkomaksu).
Alennukset
- Päiväalennus (tuntiryhmäalennus): Usean saman päivän tunnin ilmoittautuminen — ensimmäinen täyteen hintaan, toinen alennettu, kolmas edelleen alennettu (asetetaan tuntiryhmälle).
- Jäsenkohtainen alennus: Prosentti- tai euromääräinen alennus tietyille tunneille tai kausikorteille (esim. opiskelija, eläkeläinen).
- Perhealennus kausikorteissa: Useamman perheenjäsenen korttiostot — hinta laskee per ostettu kortti samassa perheessä.
Alennukset lasketaan automaattisesti; peruutus päivittää hinnat.
Ohjaajan maksukäsittely
Ohjaaja voi tapahtumassa:
- merkitä osallistumisen ilmaiseksi
- kirjata käteismaksun tai muun maksutavan (esim. Edenred)
Maksun jako (yksärit)
Kun Maksun jako on päällä, kertatunnin hinta jaetaan tasan kaikille osallistujille. Uusi osallistuja päivittää kaikkien veloituksen.
Kausikortit
- Kortti sidotaan yhteen kauteen; kattaa valitut tunnit samalta kaudelta.
- Rajaton kausikortti: ostamisen jälkeen aiemmat ja tulevat osallistumiset kyseisillä tunneilla nollataan automaattisesti.
- Kertakortti: vain N ensimmäistä osallistumista; loput maksetaan erikseen.
- Jäsen voi palauttaa ostamattoman tai käyttämättömän kortin; saldo korjautuu.
- Pääjäsen voi ostaa kortin perheenjäsenelle; alaikäinen ei voi ostaa pääjäsenen puolesta.
- Ylläpitäjä voi lisätä kortin jäsenelle manuaalisesti.
Jonotus
Kun osallistujamäärä täyttyy:
- Uusi ilmoittautuja → jono (ei veloitusta).
- Peruutus tai rajan nostaminen → seuraava jonossa vahvistuu automaattisesti.
- Ylläpitäjä voi vahvistaa jonottajan manuaalisesti (myös ylitäyttö).
Osallistujaraja voidaan asettaa tunnille (oletus) tai tapahtumalle (poikkeus). Menneiden tapahtumien rajat lukittuvat, kun tunnin oletusrajaa muutetaan.
Raportit
Excel-viennit kausittain:
| Raportti | Sisältö |
|---|---|
| Jäsenlista | Nimi, sähköposti, puhelin — kauden osallistujat |
| Negatiivinen saldo | Jäsenet, joilla maksettavaa |
| Osallistumiset yhteensä | Osallistumismäärä per kausi (useita kausia kerralla) |
| Osallistumiset per tunti | Sarake per tunti valitulla kaudella |
| Ostot | Ostot per tunti/kortti yhdellä kaudella |
| Kausikorttiostot | Erillinen raportti korttiostoista |
Julkinen kalenteri
Ilman kirjautumista:
- Julkinen kalenteri — tulevat tapahtumat (ei yksärejä).
- iCalendar-syöte — tilaa kalenteri omaan sovellukseen; suodatus paikan mukaan mahdollinen.
- Tänään tapahtuu — etusivulla kortit päivän tunneista (kirjautuneille ilmoittautuminen).
Yksärit näkyvät vain oikeutetuille käyttäjille.
Käyttöoikeudet
| Rooli | Oikeudet |
|---|---|
| Danceclub admin | Täysi hallinta: kaudet, tunnit, tapahtumat, kortit, jäsenet, maksut, osallistumiset |
| Danceclub instructor | Tapahtumien katselu, jäsenten ilmoittaminen, osallistumisten hallinta |
| Danceclub privates | Yksäreihin ilmoittautuminen ja niiden hallinta |
Lisäoikeus enroll_private_activities — yksäreihin ilmoittautuminen tunnussanalla.
Integraatiot
Jäsenyysmoduuli (membership)
- Jäsenet ja perhejäsenet (pää-/alaikäinen).
- Automaatio: esim. tietyn kausikortin osto → jäsenhakemus tai jäsenluokka automaattisesti.
Maksutmoduuli (payments)
- Kaikki veloitukset ja maksut transaktioina.
- Tanssiklubin viitenumerolla maksetaan vain tanssiklubin saldo.